Microsoft Planner fait partie de la suite d'applications Office365. Il s'agit d'une application de planification que les équipes et les individus peuvent utiliser pour créer des plans, attribuer des tâches, communiquer et collaborer et partager des documents, entre autres utilisations. Les tâches peuvent être créées et configurées d'une manière spécifique adaptée aux besoins de l'équipe. Le processus est assez simple, mais de nombreuses personnes ont des problèmes avec lui.
En fait, la mise à jour de la progression des tâches dans Planner peut être aussi simple que de surveiller la progression des tâches assignées à chaque individu à des intervalles spécifiques. Cependant, le diable est dans les détails, et certaines personnes n'arrivent pas à comprendre. Si vous êtes dans ce bateau, ce guide est pour vous. À la fin de ce guide, vous aurez appris à gérer la progression des tâches dans Microsoft Planner.
Comment configurer Microsoft Planner
Microsoft Planner est l'outil de gestion des tâches virtuelles de la suite Office 365. Il permet aux équipes de collaborer facilement et de planifier et surveiller les tâches. Les utilisateurs peuvent également mettre à jour l'état des tâches et partager des informations sur les tâches pour une coordination de projet plus transparente.
Dans Planner, vous pouvez diviser un grand projet en tâches plus petites, avec un calendrier pour chaque tâche, qui constituent collectivement la durée d'un plan spécifique. Au fur et à mesure que les tâches sont exécutées, vous pouvez changer leur statut de «Non commencé» à «En cours» et enfin à «Terminé». Vous pouvez même créer des tâches supplémentaires si nécessaire.
Planner comprend de nombreux modèles qui vous permettent de passer rapidement aux tâches et aux projets, ce qui vous permet de gagner beaucoup de temps. Vous devez simplement vous assurer que les modèles sont en phase avec les tâches de votre équipe et les affiner si nécessaire, et vous pouvez vous mettre au travail.
Pour commencer, vous devez vous connecter à votre compte Office 365. Accédez à la page Planificateur dans Office 365 et entrez vos informations utilisateur. Une fois connecté, cliquez sur Planificateur dans l'onglet Accueil pour charger l'interface Microsoft Planner.
Ici, vous avez trois façons de procéder. Si vous avez déjà créé des plans, sélectionnez les plus fréquemment utilisés en cliquant sur «Plans favoris». Si vous souhaitez afficher tous vos plans, cliquez sur «Tous les plans». Cependant, si vous souhaitez créer un nouveau plan à partir de zéro, cliquez sur l'option Nouveaux plans.
Dans la fenêtre Créer un nouveau plan, saisissez un nom de plan dans le champ donné. Il est préférable d'utiliser un nom qui représente de manière concise l'objectif du plan. Dans la section "Qui peut consulter ce plan?" groupe, choisissez "Mon organisation" pour le rendre disponible à tous les membres de votre équipe et "Uniquement les personnes que j'ajoute" pour restreindre l'affichage aux personnes autorisées. N'oubliez pas d'ajouter une description du plan et choisissez si les nouveaux membres doivent être automatiquement ajoutés aux e-mails de notification.
Lorsque vous avez terminé avec toute la configuration, vous pouvez enfin cliquer sur le bouton Créer un plan. Après avoir créé le plan, vous pouvez continuer et ajouter des tâches.
Pour commencer, ouvrez Microsoft Planner, sélectionnez votre plan et cliquez sur le bouton + ou Ajouter une tâche. Ici, vous devez donner un nom à votre tâche. Dans le champ «Entrez un nom de tâche», saisissez le nom de la tâche. Ensuite, choisissez une date d'échéance. Enfin, attribuez la tâche à une équipe ou à un collaborateur individuel.
Cela fait, cliquez sur le bouton Ajouter une tâche pour créer la tâche. Vous pouvez créer plusieurs tâches de cette façon et les attribuer à différentes personnes.
Comment mettre à jour la progression de la tâche dans Microsoft Planner
La progression de la tâche dans Microsoft Planner est divisée en trois composants, chacun représentant la distance parcourue par la tâche.
Pas commencé.
Affecté à une tâche qui n'a pas démarré ou qui n'a été attribuée à personne. Il pourrait également recevoir l'étiquette si la date de début de la tâche est toujours dans le futur.
En cours.
Cette étiquette est attribuée aux tâches en cours. Peu importe le pourcentage de la tâche effectuée. Microsoft Planner n'a que cette seule étiquette pour marquer toutes les tâches en cours, quel que soit le niveau d'achèvement individuel.
Terminé. Cette étiquette est attribuée aux tâches terminées.
Ainsi, la mise à jour de la progression de la tâche consiste à basculer entre ces étiquettes pour chaque tâche créée, le cas échéant.
Comment mettre à jour manuellement la progression des tâches dans Microsoft Planner
Il existe plusieurs façons de mettre à jour la progression des tâches dans Microsoft Planner.
Notez que chaque étape de progression est représentée par une icône.
Pas commencé.
Un cercle vide.
En cours.
Un cercle semi-coloré.
Terminé.
Un cercle entièrement coloré avec une coche au milieu.
Groupes> Progression
- Accédez à Groupes et sélectionnez une tâche.
- Cliquez sur la flèche de la liste déroulante Progression.
- Sélectionnez l'option dont vous avez besoin.
Par exemple, si la tâche est terminée, sélectionnez Terminé dans la liste déroulante Progression.
Sélection de symboles
Chaque tâche a un symbole qui représente sa progression. Les tâches terminées ont le symbole d'un cercle complet avec une coche au milieu, tandis que les tâches en cours ont le symbole d'un demi-cercle.
Sélectionnez le symbole en regard de la tâche pour ouvrir un volet de sélection de progression et sélectionnez un autre état de progression.
Sélection des tâches
Il s'agit d'une autre façon de modifier l'état d'avancement d'une tâche. Sélectionnez simplement la tâche pour afficher le volet de sélection de progression. Mettez à jour la progression de la tâche à partir de là.
Comment utiliser le planificateur avec Microsoft Teams pour gérer les tâches
Étant donné que la création d'un nouveau plan crée automatiquement un nouveau groupe Office 365, vous pouvez collaborer à l'aide des tâches du planificateur sur d'autres applications connectées de la famille Office 365, telles que OneDrive et Outlook.
Vous pouvez également utiliser Planner avec Microsoft Teams pour gérer les tâches créées. Vous pouvez soit collaborer sur des tâches via le planificateur, soit en ajoutant un ou plusieurs onglets de planificateur à un canal Teams.
Voici comment créer un canal de planificateur dans Microsoft Teams:
- Ouvrez Teams et sélectionnez un canal. Dans la chaîne, cliquez sur le bouton +.
- Recherchez et sélectionnez Planificateur.
- Créez un plan avec les détails corrects et enregistrez-le. Vous pouvez également choisir des plans déjà existants.
Le processus d'ajout d'une tâche, de son attribution et de sa mise à jour est le même que celui expliqué ci-dessus.
Microsoft Planner est utilisé pour créer de petites tâches qui s'inscrivent collectivement dans un plan plus large sur lequel une équipe doit collaborer. Savoir comment mettre à jour la progression de l'initiation à l'achèvement et collaborer sur une plate-forme telle que Microsoft Teams peut augmenter à la fois la productivité individuelle et le travail d'équipe dans l'organisation.
Cependant, si votre PC est lent, cela peut avoir un impact négatif sur les opérations et rendre la collaboration dans le cloud beaucoup plus lente. Vous pouvez utiliser Auslogics BoostSpeed pour supprimer les problèmes de réduction de vitesse et les fichiers Internet inutiles et rendre votre expérience plus fluide.