Si vous configurez Outlook pour récupérer et gérer vos e-mails pour plusieurs comptes et activer également les alertes de bureau pour les nouveaux e-mails, vous recevrez toujours des notifications lorsque de nouveaux e-mails arrivent - et peu importe que les nouveaux e-mails soient des messages importants ou non. Par conséquent, si vous gérez un compte de messagerie privé et professionnel dans Outlook, par exemple, il est logique que vous donniez la priorité aux messages d'un compte par rapport à ceux de l'autre.
Dans ce guide, nous avons l'intention de vous montrer comment limiter les notifications Outlook aux seuls e-mails importants sous Windows 10. Par exemple, si vous utilisez votre e-mail privé pour recevoir des publicités et des newsletters, vous pouvez demander à Outlook d'arrêter d'afficher les alertes de bureau pour ce compte parce que les notifications ne sont tout simplement pas si importantes.
Comment gérer les alertes Outlook sur un ordinateur de bureau
Pour être juste, un flux constant de notifications par e-mail peut perturber le cours de la pensée de n'importe qui. Si vous ne souhaitez pas désactiver les notifications pour tous les nouveaux e-mails dans Outlook, en particulier si vous devez continuer à voir les messages professionnels / professionnels importants dès leur arrivée, vous pouvez configurer Outlook pour vous informer uniquement des e-mails importants.
Pour presque toutes les situations, il existe des procédures utiles dont vous pouvez profiter pour forcer Outlook à se comporter de manière appropriée (comme vous le souhaitez).
Comment désactiver les nouvelles alertes e-mail:
Si vous êtes fatigué de voir de nouveaux messages et que vous ne souhaitez pas du tout recevoir de notifications, vous pouvez désactiver les nouvelles alertes e-mail. Le mouvement ici est extrême, cependant, et nous ne le recommandons pas.
- Voici les instructions que vous devez suivre pour désactiver les nouvelles alertes par e-mail:
- Tout d'abord, vous devez ouvrir ou exécuter l'application Outlook sur votre ordinateur.
- En supposant que la fenêtre Outlook est maintenant sur l'écran de votre PC, vous devez cliquer sur le menu Fichier.
- Dans la liste présentée, cliquez sur Options.
- Sur l'écran Options, vous devez vérifier la liste dans le volet gauche puis cliquer sur Mail.
Vous serez maintenant dirigé vers l'onglet Courrier.
- Maintenant, vous devez localiser la section Arrivée du message (faites défiler vers le bas si vous devez le faire).
- Une fois que vous voyez le paramètre Afficher une alerte de bureau, vous devez cliquer sur sa case à cocher pour le désactiver.
- Maintenant, vous devez cliquer sur le bouton OK pour confirmer les choses et revenir à l'écran principal d'Outlook.
Si vous avez tout fait correctement, Outlook prendra note de la nouvelle configuration et cessera de vous alerter des nouveaux e-mails.
- Comment désactiver les alertes pour un compte de messagerie spécifique; comment activer les alertes pour tous les comptes de messagerie sauf un:
Si vous souhaitez qu'Outlook cesse de vous alerter sur les nouveaux e-mails dans un compte de messagerie spécifique (par exemple, votre messagerie privée), la procédure ici est pour vous.
Suivez ces instructions pour configurer Outlook pour qu'il arrête d'afficher les notifications pour un compte de messagerie spécifique (tout en autorisant les notifications pour d'autres comptes):
- Tout d'abord, vous devez exécuter ou ouvrir l'application Outlook sur votre PC.
- Une fois que la fenêtre Outlook apparaît sur votre écran, vous devez regarder son coin supérieur gauche, puis cliquer sur Fichier.
- Dans la liste qui apparaît, vous devez cliquer sur Gérer les règles et les alertes.
- Maintenant, vous devez cliquer sur Nouvelles règles.
Outlook affichera la fenêtre Assistant de règles.
- Ici, vous devez cliquer sur Appliquer la règle sur les messages que j'ai reçus (l'un des modèles).
- Maintenant, vous devez passer à Condition. Cliquez sur Suivant.
Outlook affichera une autre invite maintenant.
- Cliquez à nouveau sur le bouton Oui pour poursuivre la tâche.
- Maintenant, sous la liste Actions, vous devez cliquer sur Afficher une alerte de bureau.
- Cliquez sur Suivant.
- Maintenant, vous devez sélectionner ou spécifier l'exception. Choisissez Sauf via le compte spécifié.
- Ici, vous devez cocher le bas de la case et cliquer sur le lien spécifié.
- Et enfin, vous devez cliquer sur Terminer pour confirmer les choses et activer la nouvelle règle que vous venez de créer.
- Comment activer les alertes pour certains comptes de messagerie uniquement:
Si vous souhaitez qu'Outlook envoie des notifications pour certains comptes de messagerie - ceux que vous jugez les plus importants -, vous pouvez configurer le client de messagerie pour le faire précisément. Si vous souhaitez voir les notifications pour seulement deux comptes ou plus, cette procédure vous est destinée.
Suivez ces étapes pour demander à Outlook d'afficher uniquement les notifications pour des comptes spécifiques:
- Tout d'abord, vous devez exécuter ou lancer l'application Outlook sur votre ordinateur.
- Une fois que la fenêtre du programme Outlook apparaît, vous devez vérifier son coin supérieur gauche, puis cliquer sur Fichier.
- Maintenant, dans le menu qui apparaît, vous devez cliquer sur Nouvelles règles.
Outlook lancera la fenêtre de l'assistant de règle.
- Cliquez sur le modèle Appliquer la règle sur les messages que je reçois pour continuer.
- Maintenant, en supposant que vous êtes dans la section Condition, vous devez sélectionner le paramètre de compte spécifié via.
- Ici, en bas de la boîte, vous devez cliquer sur le lien spécifié.
- Maintenant, vous devez sélectionner les comptes pour lesquels vous souhaitez voir les alertes.
- Cliquez sur Suivant.
- Maintenant, vous devez choisir l'action Afficher une alerte sur le bureau.
- Et enfin, pour confirmer les choses et activer la règle que vous avez créée, vous devez cliquer sur Terminer.
Si vous avez tout fait correctement, vous ne recevrez des alertes que pour les comptes de messagerie que vous avez spécifiés (et rien de plus).
- Comment obtenir des notifications Outlook pour les e-mails importants uniquement; comment recevoir des alertes par e-mail lorsqu'un expéditeur spécifique est impliqué:
Ici, nous avons l'intention de vous montrer comment vous pouvez marquer un e-mail d'un expéditeur spécifique comme important et configurer Outlook pour n'afficher que les alertes pour les messages de cet expéditeur. La configuration proposée est utile si vous ne voulez pas vous embêter avec les e-mails d'autres expéditeurs ou boîtes aux lettres.
Suivez ces instructions pour forcer Outlook à vous alerter uniquement lorsqu'un message provient d'un expéditeur spécifique:
- Tout d'abord, vous devez démarrer ou ouvrir l'application Outlook sur votre ordinateur.
- Une fois que la fenêtre Outlook apparaît, vous devez naviguer vers son coin supérieur gauche puis cliquer sur Fichier.
- Dans le menu proche du coin gauche de la fenêtre, vous devez cliquer sur Options.
- En supposant que vous êtes maintenant sur l'écran Options Outlook, vous devez vérifier la liste près du volet gauche, puis cliquer sur Mail.
- Maintenant, vous devez localiser la section d'arrivée du message. Là, vous devez désélectionner tous les paramètres (cliquez sur leurs cases à cocher - si nécessaire).
- Cliquez sur le bouton OK (près du bas de la fenêtre).
Maintenant, vous devez passer à la création d'une règle pour les e-mails importants d'un expéditeur spécifique. Continuez avec ces instructions:
- En supposant que vous êtes dans la fenêtre de l'application Outlook, vous devez cliquer sur Règles (près du haut de votre écran).
- Dans la liste qui apparaît, vous devez cliquer sur Gérer les règles et les alertes.
Outlook affichera la boîte de dialogue ou la fenêtre Règles et alertes maintenant.
- En supposant que vous êtes sur l'onglet Règles de messagerie (par défaut), vous devez cliquer sur le bouton Nouvelle règle.
La boîte de dialogue Assistant de règles s'affiche maintenant.
- Cliquez sur la case pour Lire un son lorsque je reçois des messages de quelqu'un - si vous voulez cette fonctionnalité. Choisissez une boîte de modèle.
- Maintenant, vous devez cliquer sur le lien «personnes ou groupe public». Ici, vous devez sélectionner l'expéditeur dont vous souhaitez marquer les e-mails comme importants.
- Cliquez sur «jouer un son». Ici, vous devez sélectionner le son que vous préférez ou dont vous avez besoin.
- Et enfin, vous devez cliquer sur le bouton Terminer.
Si vous revenez à la boîte de dialogue ou à la fenêtre Règles et alertes, vous devez cliquer sur le bouton OK (pour enregistrer la règle que vous venez de créer).
Désormais, si vous avez correctement suivi les étapes ci-dessus, vous ne recevrez des alertes que pour les messages de l'expéditeur marqué et le son spécifié sera joué.
- Comment recevoir des notifications pour les messages importants uniquement; comment recevoir des alertes par e-mail uniquement lorsqu'un sujet spécifique est impliqué:
Si vous souhaitez qu'Outlook affiche des notifications pour les e-mails importants en fonction d'un sujet spécifique, vous pouvez configurer le client de messagerie pour le faire précisément. Ici, nous avons l'intention de vous montrer comment marquer certains e-mails comme importants en fonction d'un sujet connu et également forcer Outlook à prendre note des choses.
Suivez ces instructions pour forcer Outlook à afficher des alertes pour les nouveaux e-mails en fonction d'un sujet spécifique:
- Tout d'abord, vous devez démarrer ou exécuter l'application Outlook sur votre ordinateur.
- Une fois que la fenêtre Outlook apparaît, vous devez regarder son coin supérieur gauche puis cliquer sur Fichier.
- Vérifiez le menu près du coin gauche de la fenêtre puis cliquez sur Options.
- Une fois que l'écran Options Outlook apparaît, vous devez vérifier la liste près du volet gauche puis cliquer sur Mail.
- Maintenant, vous devez trouver la section d'arrivée du message. Là, vous devez désélectionner tous les paramètres (cliquez sur leurs cases à cocher - si vous devez supprimer les marques).
- Cliquez sur le bouton OK (en bas de la fenêtre).
À ce stade, vous devez passer à la création d'une nouvelle règle qui définit certains e-mails - en fonction d'un sujet - comme des messages importants pour lesquels des notifications doivent être affichées. Continuez avec ces étapes:
- Ici, en supposant que vous soyez de retour à l'écran principal d'Outlook, vous devez cliquer sur Règles (une option près du haut de votre affichage).
- Dans la liste qui apparaît, vous devez cliquer sur Gérer les règles et les alertes.
La boîte de dialogue ou la fenêtre Règles et alertes s'affiche maintenant.
- Sous l'onglet Règles de messagerie, vous devez cliquer sur le bouton Nouvelle règle.
Outlook affichera la boîte de dialogue ou la fenêtre de l'assistant de règles maintenant.
- Sous Démarrer à partir d'une règle vide, vous devez cliquer sur Appliquer la règle aux messages que je reçois.
- Maintenant, vous devez cliquer sur le bouton Suivant.
- En supposant que vous êtes maintenant sur la deuxième boîte de dialogue ou fenêtre de l'assistant de règles, vous devez faire ceci:
- Cliquez sur la case Avec des mots spécifiques dans le sujet (pour sélectionner ce paramètre).
- Cliquez sur la case Mots spécifiques (pour sélectionner ce paramètre).
- Maintenant, vous devez remplir la boîte de dialogue Rechercher le texte avec des mots ou des phrases spécifiques pour l'objet de l'e-mail.
- Cliquez sur le bouton Ajouter puis sur le bouton OK pour confirmer les choses.
- Cliquez sur le bouton Suivant.
Ici, en supposant que vous soyez dans la troisième boîte de dialogue ou fenêtre de l'assistant de règles, vous devez cliquer sur la case pour jouer un son (pour sélectionner ce paramètre).
- À l'étape 2, vous devez cliquer sur le lien un son.
- Et enfin, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour arrondir les choses et enregistrer votre travail.
Si vous êtes ramené à la boîte de dialogue ou à la fenêtre Règles et alertes, vous devez cliquer sur le bouton OK.
Eh bien, si vous avez correctement effectué les tâches ci-dessus, Outlook n'affichera que les alertes et diffusera des sons pour les nouveaux e-mails contenant les mots ou les phrases spécifiés dans leurs sujets.
- Comment modifier les règles dans Outlook:
Vous avez peut-être remarqué que dans les opérations ci-dessus, nous avons utilisé la fonction Règles dans Outlook pour configurer le client de messagerie afin qu'il se comporte d'une certaine manière. Grâce à des règles, vous pouvez demander à Outlook de ne vous alerter que de certains e-mails pour un compte de messagerie spécifique, d'afficher des notifications pour certains types de messages, etc.
Ici, nous avons l'intention de vous montrer comment modifier les règles, les supprimer ou même les désactiver temporairement.
Par exemple, si vous souhaitez forcer Outlook à afficher la boîte de dialogue Nouvelles alertes par courrier à la place de la boîte de dialogue Alerte de bureau, vous devez procéder comme suit:
- Tout d'abord, vous devez démarrer ou exécuter Outlook sur votre ordinateur.
- Une fois que la fenêtre Outlook apparaît, vous devez aller en haut de la fenêtre puis cliquer sur Accueil (l'un des onglets).
- Dans la section Déplacer, vous devez vérifier et cliquer sur Règles.
- Dans la liste qui apparaît, vous devez sélectionner Gérer les règles et les alertes.
Outlook affichera la boîte de dialogue Règles et alertes maintenant.
- En supposant que vous êtes sur l'onglet Règles de messagerie, vous devez cliquer sur Modifier la règle (pour voir la liste des options disponibles).
- Cliquez sur Modifier les paramètres de règle.
À ce stade, le premier écran de la boîte de dialogue Assistant de règles affichera la liste des conditions pouvant être utilisées pour définir une règle pour les messages électroniques entrants. Dans les procédures précédentes, nous vous avons demandé de faire certaines sélections. Si vous souhaitez modifier les conditions de la règle sur laquelle vous travaillez maintenant, vous devez le faire maintenant. Sinon, si vous n'avez pas l'intention d'apporter des modifications, vous devez cliquer sur Suivant.
De même, vous pouvez apporter des modifications à l'écran qui répertorie les conditions pouvant être utilisées pour définir des règles pour les messages entrants. Par exemple, vous devez cliquer sur Afficher une alerte de bureau pour sélectionner la case pour ce paramètre, puis cliquer sur Suivant pour continuer avec les choses.
Si vous souhaitez qu'Outlook affiche des alertes qui sont plus susceptibles d'attirer votre attention, vous devez faire défiler la liste des actions vers le bas, puis cliquer sur la case Afficher un message spécifique dans la fenêtre Alerte de nouvel élément (pour que ce paramètre soit sélectionné) .
Et si vous souhaitez personnaliser le message qui apparaît sous la boîte de dialogue ou la fenêtre Nouvelles alertes par courrier, vous devez cliquer sur le lien d'un message spécifique, qui se trouve généralement sous la case de l'étape 2. La boîte de dialogue ou la fenêtre Message d'alerte s'affiche. vers le haut maintenant. Maintenant, vous devez remplir la zone de texte sous Spécifier un message d'alerte, puis cliquer sur le bouton OK pour enregistrer votre travail.
Si vous souhaitez introduire de nouvelles exceptions ou supprimer des exceptions déjà existantes, vous devez cliquer sur Suivant. De cette façon, vous accédez à la liste des exceptions et effectuez les modifications dont vous avez besoin.
Par exemple, si vous souhaitez modifier le nom d'une règle ou modifier d'autres options qui apparaissent sur le dernier écran de la boîte de dialogue de l'assistant de règles, vous devez cliquer sur Suivant (une fois de plus sur l'écran des exceptions). Si c'est la seule modification que vous avez l'intention d'apporter, vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton Terminer (sur l'écran Actions) pour confirmer et enregistrer les modifications que vous avez effectuées.
À la fin de la tâche, la boîte de dialogue de l'assistant de règles sera automatiquement fermée. Vous serez probablement renvoyé à la boîte de dialogue Règles et alertes. Là, vous pouvez cliquer sur OK pour fermer la fenêtre. Si vous souhaitez exécuter la règle sur laquelle vous venez de travailler immédiatement, vous devez cliquer sur Exécuter les règles maintenant (l'option en haut de l'onglet Règles de messagerie).
Ici, en supposant que vous êtes dans la boîte de dialogue Exécuter les règles maintenant, vous pouvez cliquer sur le paramètre Sélectionner les règles (pour le sélectionner), cliquer sur la case à cocher de la règle que vous souhaitez exécuter maintenant, puis cliquer sur Exécuter maintenant. L'application Outlook est désormais censée fonctionner pour exécuter la règle.
Cependant, la boîte de dialogue ou la fenêtre Exécuter les règles maintenant ne disparaîtra pas automatiquement. Vous devrez cliquer sur Fermer pour le rejeter. De même, vous devez cliquer sur OK pour fermer la boîte de dialogue ou la fenêtre Règles et alertes. Il est également peu probable que ce dernier disparaisse automatiquement.
Eh bien, si vous avez tout fait correctement, la boîte de dialogue ou la fenêtre Nouvelles alertes par courrier va maintenant commencer à afficher votre message personnalisé en haut.
POINTE:
Puisque vous êtes venu ici pour apprendre comment appliquer un contrôle strict sur les alertes pour les nouveaux e-mails dans Outlook - ce qui signifie que vous ne voulez pas que les notifications non essentielles vous distraient - nous pouvons supposer en toute sécurité que la productivité est une priorité élevée. Pour cette raison, nous vous recommandons d'obtenir Auslogics BoostSpeed.
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